Bezpapīra grāmatvedības ieviešanas tehniskie risinājumi un metodes

 
28.07.2020
 
Uzņēmumam attīstoties, pieaug tā ģenerētās dokumentācijas un finanšu uzskaites datu apjoms. Bezpapīra grāmatvedības koncepciju pilnveido tehnoloģisko risinājumu izstrādātāji un digitālie jaunuzņēmumi, bet to īsteno katrs uzņēmums individuāli, lai padarītu savu grāmatvedību vienkāršāku un efektīvāku, ļaujot ikvienai iesaistītajai personai brīvi rīkoties ar finanšu uzskaites datiem.
 
No saimnieciskās darbības un procesu vadības viedokļa bezpapīra grāmatvedībai nav jēgas, ja uzņēmumā nav skaidri definēta mērķa un nav saprotami visi potenciālie ieguvumi no šādas pieejas īstenošanas. Bezpapīra grāmatvedības ieviešanas mērķis nav vienkārši pārveidot visus dokumentus digitālos formātos un likvidēt papīra dokumentu glabāšanu. Šādas vienkāršotas pieejas īstenošana var novest pie negaidīti nepatīkamām sekām, radot aplamu priekšstatu, ka papīra dokumentu aprite reizēm ir efektīvāka. Tātad mērķis ir digitalizēt papīra dokumentus, vienlaikus automatizējot procesus, kuros tos izmanto.
 
No tehniskā un procesu automatizācijas viedokļa dokumentu digitālajām versijām vērtība ir tikai tad, ja tās var vienkārši un efektīvi izmantot ikdienas biznesa procesos. Vienmēr ir iepriekš jādefinē, kāda vērtība ir katram dokumentam un kā vislabāk uzglabāt tā saturu, lai vēlāk gan lietotājs (grāmatvedis, uzņēmuma vadītājs, auditors vai klients), gan robots (datorprogramma vai automatizācijas skripts) bez papildu sagatavošanas darbībām spētu dokumentu pārveidot un vizualizēt, kā arī analizēt tā saturu. Tādējādi procesu automatizācijas iespējas un gala rezultāts ir atkarīgs no pareiza digitālā formāta izvēles. Piemēram, ir bezjēdzīgi skenēt papīra rēķinus vai pavadzīmes, ja digitālais formāts neļauj nolasīt to saturu un datu ielāde finanšu uzskaites sistēmā jāveic manuāli (šajā gadījumā, ja nav atbilstoša optiskās rakstzīmju pazīšanas risinājuma). Šāda problēmu un pielietojumu noteikšana ir svarīgākais un ilgākais bezpapīra grāmatvedības ieviešanas posms, jo, mēģinot atrast efektīvāko datu (dokumentu) struktūru, jāapstiprina tās pielietojums un jānovērtē sasniegtais ievērojamā laikposmā. Tas attiecas ne tikai uz mašīnmācīšanās algoritmu, mākslīgo intelektu, datorredzes un citu sarežģītāko datu apstrādes un interpretācijas tehnoloģiju pielietojumu, bet arī uz vienkāršākām datu ielādes vai ievades operācijām – kā nodrošināt esošo digitālo dokumentu atbilstību formātam, kas ir vienkāršs un efektīvs procesu automatizācijā, un kā jaunus papīra dokumentus tikpat vienkārši un efektīvi pārveidot par digitāliem.
 
Izprotot katra dokumenta pielietojumu un izvēloties bezpapīra grāmatvedības metodi, var sākt tehnisko risinājumu izskatīšanu. Tikai kopā ar datorprogrammām vai automatizācijas skriptiem, kas atbalsta noteikta veida elektroniskos dokumentus, bezpapīra grāmatvedībai ir nozīme un potenciāls, kas ilgtermiņā var būtiski samazināt izmaksas un uzlabot atsevišķu procesu produktivitāti. Ieviešot programmatūru vai risinājumus, kas saderīgi ar datu (dokumentu) formātu, tiek pilnveidoti iekšējie procesi, mazināta kļūdu iespējamība, un likvidēta dokumentu glabāšana papīra veidā. Diemžēl vairumam uzņēmumu tā joprojām ir tikai koncepcija, nevis realitāte, jo uzņēmumi sākotnēji nespēj pareizi identificēt problēmas un dokumentu pielietojumu. Tā vietā, lai pilnībā nomainītu tehniskos risinājumus, pamatojoties uz problēmām un dokumentu pielietojumu, ir vērojama tendence pāriet uz elektroniskām operācijām, ieviešot vairākus uzlabojumus esošajās sistēmās un rīkos, kuri sākotnēji piemēroti manuālai papīra dokumentu apstrādei. Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā finanšu uzskaitē panākt procesu pārskatīšanu dokumentu apritē, ir izvēlēties ārpakalpojuma sniedzēju, kas piedāvā jau gatavus automatizācijas risinājumus gan finanšu uzskaites sagatavošanai, gan datu (dokumentu) digitālo versiju vienkāršai un efektīvai apstrādei. Iepazīties ar PwC bezpapīra grāmatvedības tehniskajiem risinājumiem un īstenotajām metodēm var rakstā par digitālo platformu pielietojumu grāmatvedībā.

 

 
Kontaktinformācija
Daniils Vladimirovs
Grāmatvedības nodaļas konsultants
daniils.vladimirovs@pwc.com
Ilze Palmbaha
Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vadītāja
ilze.palmbaha@pwc.com
© 2020 PwC. Visas tiesības aizsargātas. PwC apzīmē PwC uzņēmumu tīklu un/vai vienu vai vairākus tā dalībniekus, kurā katrai dalīborganizācijai ir atsevišķas juridiskās personas statuss. Sīkāka informācija pieejama www.pwc.com/structure.  | Pēdējās izmaiņas veiktas: 31.07.2020