Риски, связанные с аутсорсингом бухгалтерского учета и IT-систем (продолжение)

Читать на латышском

Читать на английском

В продолжение темы, начатой на прошлой неделе, в этой статье – о главных недостатках договора об аутсорсинговых услугах и наших рекомендациях.

 

Главные констатированные недостатки

  • Договор об аутсорсинге бухгалтерского учета не предусматривает возможности убедиться в соответствии системы бухгалтерского учета основным требованиям безопасности. Ни руководство предприятия, ни аудиторы не могут положиться на правильность финансовой информации, подготовленной в электронном виде, поэтому необходимо вкладывать дополнительные средства и время для того, чтобы вручную проверить информацию. Аутсорсинговая услуга может не оправдать затрат, так как появляются дополнительные издержки.
  • Договор об аутсорсинге бухгалтерского учета и IT-систем не предусматривает возможности убедиться в качественном предоставлении услуг в определенные сроки и предотвратить появление проблем. Например, отчеты поданы вовремя или, в случае IT-систем, механизмы безопасности информационных потоков работают и проведены действия, направленные на защиту конфиденциальной информации от внешних атак. Попадание личных данных или конфиденциальной информации клиента в руки третьих лиц может грозить дорогими судебными разбирательствами, порчей репутации и, в отдельных случаях, даже окончанием хозяйственной деятельности.
  • Договор предусматривает соответствующее распределение ответственности, но предприятие не контролирует выполнение всех условий договора. На практике это часто означает, что поставщик услуг аутсорсинга попросту не оказывает неконтролируемые услуги, в свою очередь руководство предприятия полагается на то, что поставщик услуг аутсорсинга выполняет требования договора. Обычно такие нарушения не замечаются до тех пор, пока не появляются большие проблемы, так как на предприятии могут не происходить значительные внутренние процессы, которые способны повлиять не только на работников, но и на интересы клиентов.

 

Наши рекомендации

  • Тщательно выбирать поставщика услуг аутсорсинга, который способен качественно оказывать услуги, необходимые Вашему предприятию. Главной ошибкой может быть выбор небольшого предприятия, с более низкой ценой, однако которое не может оказать необходимый объем услуг, или же выбор большого предприятия, когда требования заказчика могут быть гораздо ниже.
  • Точно и достаточно детализировано описать объем услуг, ожидаемый от поставщика услуг аутсорсинга.
  • Заключая договор, предусмотреть не только порядок оказания услуг и сотрудничества, но и механизмы контроля за качеством и выполнением задач, доступные руководству предприятия. Главные пункты, которые необходимо включить в договор:

                1) обеспечить доступ к настройкам информационной системы бухгалтерского учета для предприятия и его внутренних и внешних аудиторов;
                2) для контроля – регулярно получать информацию о ходе работ, успешном переносе и копировании данных, а также общей доступности и безопасности IT-систем в электронном или письменном виде;
                3) сроки предотвращения обнаруженных проблем.

 

  • Назначить на предприятии достаточно компетентного сотрудника, который будет ответственен за наблюдением за полученными услугами аутсорсинга. В отдельных случаях данную функцию можно получить в качестве услуги аутсорсинга или при сотрудничестве с другим предприятием, для того, чтобы полностью занять соответствующего IT или финансового специалиста.
  • Обеспечить регулярный контроль над поставщиком услуг аутсорсинга. Частота зависит от вида услуг: для услуг по бухгалтерскому учету – раз в неделю или месяц, для IT-систем – в зависимости от специфики – может быть как раз в день, например, для резервного копирования данных, так и раз в неделю или месяц.
  • Руководству выбрать порядок, в соответствии с которым убеждаться, что соответствующий работник или эксперт следит за тем, что сделал поставщик услуг аутсорсинга. Например, это может быть еженедельный или ежемесячный отчет или собрание для обсуждения проблем.

 

 

 
Контактная информация
Sanita Vitola
sanita.vitola@lv.pwc.com
Tel: +371 6709 4400
© 2019 PricewaterhouseCoopers. "PricewaterhouseCoopers" является участником международной сети PricewaterhouseCoopers International Limited, каждый участник которой является отдельным и независимым юридическим лицом.  | Последние изменения: 14.01.2019